Mariages, fêtes, événements professionnels et séminaires ont un point commun : ils s’organisent majoritairement entre mai et septembre.
La saisonnalité , c’est le grand défi des loueurs de matériel : pics de demande concentrés, creux d’activité risqués, tension sur les équipes, logistique sous pression… Et pourtant, avec les bons réflexes, c’est aussi un levier de croissance.
💡 Chez Tulip , on accompagne chaque jour des professionnels de la location événementielle. Ce qu’on voit ? Ceux qui tirent leur épingle du jeu sont ceux qui préparent minutieusement leur saison haute et qui profitent de la saison basse pour solidifier leur activité . Voici nos conseils clés, basés sur nos retours clients et les données du marché, pour mieux anticiper les cycles et stabiliser votre business.
1. La location événementielle, c’est quoi au juste ? La location événementielle consiste à fournir, pour une durée définie, les équipements indispensables au bon déroulé d'événements : tentes, chapiteaux, mobilier, éclairage, sonorisation, sanitaires, réfrigération, stands, structures scéniques.
Qui sont les acteurs ? Le secteur est vaste et structuré autour de plusieurs profils complémentaires :
• Les entreprises spécialisées dans l'événementiel, comme GL Events , fierté nationale sur ce marché, en capacité de répondre à des événements globaux aux quatre coins du monde ou encore Options , acteur international de location de mobilier et d'art de la table,
• Les acteurs digitaux comme Airnest , une plateforme innovante permettant aux professionnels de louer du mobilier pour leurs événements,
• Un tissu local dynamique avec des entreprises qui répondent aux besoins régionaux et événements des particuliers comme Dynamic Events.
Quelles durées de location ? • En courte durée pour les mariages, soirées privées, événements d’entreprise.
• En moyenne durée pour les festivals, salons, événements saisonniers ou installations temporaires.
• En longue durée pour les installations mobiles, les marchés de Noël ou les occupations temporaires de l’espace public
2. Cartographiez votre année comme un plan de bataille
• Printemps et été : mariages, séminaires extérieurs, festivals
• Automne : salons pros, conférences, inaugurations
• Hiver : marchés de Noël, soirées d’entreprise, événements à thème (ex. Blue Monday, Saint-Valentin) 5
Au-delà des périodes intenses et de creux de votre année, anticipez les différents événements qui peuvent impacter votre activité : les Jeux Olympiques, le Tour de France ou encore des événements locaux tels que des festivals de musique ou des célébrations de la culture régionale.
👉 Conseil Tulip : gardez un œil sur l’actualité, le calendrier culturel local et les tendances pour anticiper les pics d'activité inattendus.
Une étude menée sur la fréquentation des festivals montre que l’activité de vos contacts sur les réseaux sociaux peut influencer jusqu’à 89 % des décisions de participation à un événement, soulignant l’impact majeur du numérique dans la réussite d’un événement. (Source : arXiv, 2020 )
La saison haute C’est là que tout se joue. La période de mai à fin septembre, concentre l’essentiel du chiffre d’affaires du secteur grâce à :
• Les mariages qui ont lieux à 68 % entre mai et septembre .
• Les festivals de musique et événements culturels en plein air qui ont lieu à 38% en été et 35% en avant-saison, (source : Gouvernement, Chiffres clés, statistiques de la culture – 2023 )
•Les séminaires d’entreprise en extérieur et autres événements estivaux.
La saison basse De janvier à mars, puis novembre et décembre, la demande ralentit fortement côté événements !
Réaliser la maintenance de votre parc , Optimiser vos process internes , Prévoir votre stratégie marketing pour la suite. Nous vous présentons dans un paragraphe dédié, comment tirer le meilleur partie de cette période de ralentissement.
Les périodes intermédiaires Les mois de mars, avril et octobre novembre, sont zones grises qui peuvent connaître un sursaut d'activité en fonction de votre positionnement.
Ces périodes commerciales intenses pour les entreprises sont souvent sy
• En mars eavril , certains prestataires voient déjà revenir les premiers événements pro et mariages.
• En octobre et novembre , les salons B2B et les conférences peuvent générer une activité soutenue, notamment en milieu urbain.
L’enjeu ici, c’est de rester agile : adapter vos ressources sans alourdir votre structure.
👉 Conseil Tulip : basez-vous sur vos historiques de locations et les calendriers événementiels locaux pour identifier vos vraies saisons . Chaque loueur a sa courbe. En l’analysant, vous transformez votre planning en outil de pilotage.
3. Bien gérer la saisonnalité de son activité La saison basse est l’opportunité rêvée de faire le point et anticiper le prochain pic d’activité. Voici les réflexes à adopter, selon la saison.
Pendant la saison haute • Équipement : vérifiez que les articles à forte rotation (mobilier, tentes, éclairages) sont en état optimal. Envisagez la location-relais auprès d'autres prestataires si votre parc est insuffisant sur certaines références.
• Gestion du stock : anticipez les besoins grâce à une analyse fine de vos historiques de location. Automatisez les alertes de disponibilité pour limiter les refus ou les ruptures.
• Logistique : mettez en place un planning logistique hebdomadaire précis, incluant les marges de sécurité pour les retards de retour ou imprévus météo.
• Ressources humaines : recrutez en amont des saisonniers ou freelances fiables. Prévoyez une formation express pour garantir un service client homogène même en période de rush.
Pendant la basse saison • Maintenance : réalisez un check complet de votre parc. Les données terrain montrent que 45 % des pannes peuvent être évitées par une maintenance préventive.
• Amortissement : identifiez les équipements peu ou pas loués. Proposez-les en offres flash ou en packages événementiels ciblés (ex : offre “soirée d’hiver”).
• Formation & process : c’est le moment de former vos équipes, revoir les procédures de livraison, SAV, devis, et intégrer des outils digitaux.
• Commercial & marketing : développez des stratégies marketing et campagnes d’emailing pour les entreprises, agences événementielles ou collectivités en préparation d’événements futurs. Positionnez-vous comme un partenaire récurrent.
5. L’assurance, un levier stratégique pour protéger votre activité Assurer son parc de matériel événementiel est un véritable filet de sécurité pour votre activité.
Voici pourquoi :
• Limiter les pertes financières : en cas de casse, vol ou sinistre météo, les frais de remplacement ou de réparation sont couverts.
• Assurer la continuité d’activité : vous ne laissez pas un imprévu compromettre une location ou un événement majeur.
• Protéger vos pics de revenus : la majorité des sinistres surviennent pendant la haute saison, quand vos équipements sont les plus sollicités.
• Renforcer votre image pro : une gestion rapide des incidents inspire confiance à vos clients finaux.
• Gagner du temps : avec un assureur spécialisé, les dossiers sont traités plus vite, et avec une meilleure compréhension des enjeux métiers.
En résumé : structurez, anticipez, sécurisez La saisonnalité est une réalité incontournable dans la location événementielle. Bien maîtrisée, elle devient un levier stratégique : optimiser ses stocks, organiser sa logistique, adapter ses ressources et sécuriser ses équipements , c’est la clé pour traverser l’année avec sérénité.
Chaque période a son rôle à jouer :
• Les pics pour maximiser le chiffre d’affaires,
• Les creux pour améliorer les processus, entretenir le parc et préparer l’avenir.
En agissant au bon moment, vous passez d’une logique réactive à une gestion proactive, plus fluide, plus rentable.
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